E-Rechnung 2026 für Onlinehändler: Diese Pflichten und Fristen gelten jetzt

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im deutschen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen schrittweise verpflichtend. Das Jahr 2026 ist dabei ein entscheidendes Übergangsjahr: Es ist das letzte Jahr, in dem alle Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen noch in Papierform oder als einfaches PDF stellen dürfen. Zum 1. Januar 2027 verschärft sich die Rechtslage spürbar.

Gerade Onlinehändler wähnen sich hier oft in Sicherheit, weil sie überwiegend an Privatkunden verkaufen. Das greift zu kurz: Die Empfangspflicht gilt längst für jeden Unternehmer, und auf der Eingangsseite wie bei Geschäftskunden entstehen konkrete Handlungspflichten. Wir erläutern Ihnen im Folgenden, was jetzt gilt und wie Sie sich vorbereiten.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: die XRechnung, ein reiner Datensatz, und das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL), das ein lesbares PDF mit strukturierten Daten kombiniert, wobei der Datenteil steuerlich maßgeblich ist.

Wichtig für die Praxis: Ein gewöhnliches PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern nur noch eine sogenannte sonstige Rechnung. Papier und PDF sind rechtlich seither gleichrangig, beide erfüllen die künftige Ausstellungspflicht nicht.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, also im B2B-Geschäft, wenn beide Beteiligte in Deutschland ansässig sind. Verkäufe an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso wenig grenzüberschreitende Umsätze, etwa Rechnungen ausländischer Plattformbetreiber oder ausländischer Softwareanbieter.

Für Onlinehändler bedeutet das zweierlei. Erstens: Sobald Sie an Geschäftskunden verkaufen, etwa über Großhandelskonditionen, an Wiederverkäufer oder über Business-Programme der Marktplätze, fallen diese Umsätze unter die Pflicht. Zweitens: Auch als reiner B2C-Händler empfangen Sie laufend Rechnungen deutscher Lieferanten, Agenturen, Speditionen und Softwareanbieter, und diese dürfen bereits heute als E-Rechnung kommen.

Welche Fristen gelten 2026 und ab 2027?

Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos für alle inländischen Unternehmer, auch für Kleinunternehmer. Sie müssen E-Rechnungen annehmen, verarbeiten und im Originalformat archivieren können, ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg.

Bei der Ausstellung gilt ein Stufenplan nach § 27 Abs. 38 UStG. Noch bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen sonstige Rechnungen verwenden, also Papier ohne weitere Voraussetzungen oder PDF mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr auf die E-Rechnung verzichten. Wer diese Grenze im Jahr 2026 überschreitet, muss seine inländischen B2B-Rechnungen ab 2027 als E-Rechnung stellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann nach derzeitigem Stand für alle Unternehmen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Dauerhaft ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie sie aber sehr wohl. Für Rechnungen an Privatkunden bleibt es dabei, dass eine elektronische Rechnung deren Zustimmung voraussetzt.

Was bedeutet das konkret für Onlinehändler?

Prüfen Sie zunächst Ihre Ausgangsseite: Erkennt Ihr Shop- oder Warenwirtschaftssystem zuverlässig, ob ein Kunde Unternehmer ist? Können Ihre Systeme XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Das betrifft auch Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne, bei denen der Leistungsempfänger abrechnet, wie sie im Marktplatzgeschäft verbreitet sind. Reine Entgeltminderungen wie Skonti, Boni oder kaufmännische Gutschriften erfordern nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 dagegen keine E-Rechnung.

Auf der Eingangsseite sollten Sie sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen technisch validiert, verbucht und unverändert im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. Rechnungen ausländischer Anbieter, etwa die Gebührenabrechnungen der Marktplätze aus Luxemburg, unterliegen der deutschen E-Rechnungspflicht dagegen nicht.

Was passiert mit dem Vorsteuerabzug?

Hier liegt das eigentliche finanzielle Risiko. Besteht eine Ausstellungspflicht und wird trotzdem eine Papier- oder PDF-Rechnung gestellt, liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor, der Vorsteuerabzug ist dem Grunde nach gefährdet. Solange der Aussteller eine Übergangsregelung nutzen darf, bleibt die sonstige Rechnung zwar wirksam, und die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn Sie als Empfänger nach den Ihnen vorliegenden Informationen davon ausgehen durften. Spätestens ab 2027 sollten Sie PDF-Rechnungen großer deutscher Lieferanten aber kritisch hinterfragen und auf einer E-Rechnung bestehen. Perspektivisch kommt mit der EU-Reform ViDA ab Mitte 2030 zudem eine E-Rechnungspflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze hinzu.

Wie bereiten Sie sich jetzt sinnvoll vor?

Wir empfehlen unseren Mandanten ein Vorgehen in vier Schritten. Erstens: Bestandsaufnahme, welche Umsätze und Eingangsrechnungen überhaupt betroffen sind. Zweitens: Prüfung, ob Shopsystem, Warenwirtschaft und Buchhaltungssoftware die Formate erzeugen und verarbeiten können. Drittens: Festlegung eines zentralen Empfangskanals und einer revisionssicheren Archivierung. Viertens: Klärung mit den wichtigsten Lieferanten und Geschäftskunden, ab wann in welchem Format abgerechnet wird. Wer das im Laufe des Jahres 2026 erledigt, geht ohne Zeitdruck in die Pflichtphase.

Fazit: 2026 ist das Jahr der Vorbereitung

Die E-Rechnung kommt nicht irgendwann, sie ist bereits da. Die Empfangspflicht gilt seit 2025, und ab 2027 wird die Ausstellungspflicht für einen großen Teil der Onlinehändler real. Wer seine Prozesse jetzt umstellt, sichert den Vorsteuerabzug und vermeidet hektische Umstellungen zum Jahreswechsel.

Als digitale Steuerkanzlei mit E-Commerce-Fokus unterstützen wir Sie gerne bei der Bestandsaufnahme, der Auswahl der passenden Lösung und der Anbindung an Ihre Buchhaltung. Sprechen Sie uns an, wir machen Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnung.

Häufige Fragen zur E-Rechnung (FAQ)

Ich verkaufe nur an Privatkunden. Betrifft mich die E-Rechnung trotzdem?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmer. Sie müssen E-Rechnungen Ihrer deutschen Lieferanten und Dienstleister annehmen und im Originalformat archivieren können.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ist seit 2025 nur noch eine sonstige Rechnung. E-Rechnungen sind strukturierte Formate nach der Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro liegt. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht nach derzeitigem Stand für alle Unternehmen, jeweils nur für inländische B2B-Umsätze.

Welche Ausnahmen gibt es?

Dauerhaft ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen an Privatkunden sowie die Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer. Die Empfangspflicht gilt jedoch auch für Kleinunternehmer.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre, und zwar unverändert im strukturierten Originalformat. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Kopie genügt nicht.